Specma Oy

Specma Oy on Pohjoismaiden johtava hydraulijärjestelmien ja –komponenttien toimittaja. Yritys hallitsee koko kehitys- ja tuotantoprosessin pienimmistä asennuskomponenteista suuriin, monimutkaisiin hydrauliikkajärjestelmiin saakka.

Specma Oy on osa ruotsalaista Specma-konsernia. Suomen-yhtiön päätoimipaikka on Espoossa, muut toimipisteet ovat Tampereella, Turussa, Jyväskylässä ja Rovaniemellä. Lisäksi yrityksellä on aluemyyjiä, jotka toimivat kotikonttoreista käsin.

Specma käyttää osto- ja matkalaskujen ja asiakirjojen hallinnassa Festumin etalous.fi-palvelua. Suuri laskumäärä ja eri puolille Suomea hajautettu toiminta ruokkivat Specma Oy:n tarvetta sähköistää ostolaskujen käsittely, matkalaskujen ja tiettyjen asiakirjojen hallinta haluttiin ratkaista siinä samassa.

”Kartoitimme toimittajia, jotka tarjoavat tarpeidemme mukaisia ohjelmistoja. Tutustuimme kuuteen eri toimittajaan. Näistä karsiutui nopeasti pois neljä, ja kilpailutuksen loppuvaiheessa jäljelle jäi vain Festum, jonka tuote vastasi ominaisuuksiltaan ja hinnoittelultaan parhaiten tavoitteitamme”, Tero Lehtonen, Specma Oy:n maajohtaja sanoo.

”Käyttöönottoprojekti oli erittäin ammattitaitoinen ja perusteellinen, ja kuitenkin pääsimme nopeasti hyödyntämään palvelua. Laskujen tarkastajat ja hyväksyjät ovat oppineet käyttämään etalous.fi-palvelua käytännössä ilman minkäänlaista koulutusta.”

Kontrollia ja säästöjä

etalous.fi-palvelulla haluttiin ensisijaisesti saada parempi kontrolli laskujen käsittelyyn – aikaisemmin jokaisella toimipisteellä oli ollut omia käytäntöjään – ajan säästö tuli siihen ikään kuin bonuksena.

”Olin todella yllättynyt, kuinka paljon kykenimme nopeuttamaan ja tehostamaan laskun käsittelyä verkkolaskujen ja etalous.fi-automatiikan ansiosta. Yksi hyvä esimerkki ovat rahtilaskut, puolet kululaskuistamme ovat rahtilaskuja. Kun etalous.fi-palvelun myötä kykenimme vastaanottamaan laskut verkkolaskuina, saimme 75% rahtilaskuttajista siirtymään verkkolaskuihin. Jo yksin tämä toi huomattavan parannuksen aiempaan laskunkäsittelyrutiiniin nähden”, Lehtonen sanoo.

”Olimme juuri ennen etalous.fi-palvelun käyttöönottoa hankkineet käyttöömme uudet monitoimilaitteet toimipisteisiimme. Nyt onkin hienoa, että laskut, jotka vielä tulevat paperisina, voimme skannata näillä monitoimilaitteilla suoraan Festumin Smart-tietojentunnistuspalveluun, jota kautta saamme ne käsittelyyn yhdessä verkkolaskujen kanssa. Haarakonttorien henkilöstö voi keskittyä täysillä työhönsä, laskut vain skanneriin ja me täällä pääkonttorilla hoidamme laskut maksuun.”